Informacje specjalne Biuro obywatelskie

Informacje zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych dla osób podlegających obowiązkowi sprawozdawczemu

Uwaga wstępna

Każdy, kto wprowadza się do mieszkania, jest zasadniczo zobowiązany do zameldowania się w urzędzie meldunkowym w ciągu dwóch tygodni od wprowadzenia się (§ 17 ust. 1 Federalnej ustawy meldunkowej - BMG) oraz do udzielenia informacji niezbędnych do prawidłowego prowadzenia rejestru (§ 25 ust. 1 BMG). Każdy, kto wyprowadza się z mieszkania i nie wprowadza się do nowego mieszkania w Niemczech, musi w ciągu dwóch tygodni od wyprowadzki wymeldować się (§ 17 ust. 2 BMG) i udzielić informacji niezbędnych do prawidłowego prowadzenia ewidencji ludności (§ 25 ust. 1 BMG). Kto nie złożył zawiadomienia o zamieszkaniu, zrobił to nieprawidłowo lub z opóźnieniem, nie wymeldował się lub wymeldował się z opóźnieniem, lub naruszył obowiązek współpracy, działa nieprawidłowo i może zostać ukarany grzywną w wysokości do 1.000 euro.

1. administrator danych:

Verbandsgemeinde Göllheim
Biuro Obywatelskie
Freiherr-v.-Stein-Straße 1-3
67307 Göllheim
06351/4909-0
buergerbuero@vg-goellheim.de

2) inspektorów ochrony danych:

Inspektor ochrony danych w gminie Göllheim
Pani Jasmin Kreuzenstein
Freiherr-v.-Stein-Straße 1-3
67307 Göllheim
06351/4909-39
datenschutz@vg-goellheim.de

3. cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Zgodnie z § 2 ust. 1 BMG organ meldunkowy ma obowiązek rejestrowania danych osobowych osób (mieszkańców) przebywających na terenie jego właściwości w celu ustalenia i potwierdzenia ich tożsamości i miejsca zamieszkania. Dane osobowe zapisane w ewidencji ludności są wykorzystywane przez organ rejestracyjny w celu zaspokojenia uzasadnionych potrzeb informacyjnych podmiotów niepublicznych i osób prywatnych, jak również podmiotów publicznych zgodnie z przepisami o informacjach z ewidencji ludności (§ 44 i nast. BMG) oraz o przekazywaniu danych (§ 33 i nast. BMG), a także w celu pomocy w wykonywaniu zadań przez inne podmioty publiczne (§ 2 ust. 3 BMG). W niektórych przypadkach dane są regularnie przekazywane (§ 36, 43 BMG; 1 i 2 rozporządzenia federalnego o przekazywaniu danych rejestracyjnych) innym instytucjom publicznym oraz, zgodnie z § 42 BMG, związkom wyznaniowym prawa publicznego. Dodatkowe, również regularne przekazywanie danych odbywa się na podstawie przepisów prawa federalnego lub krajowego, w których określone są powody i cele przekazywania danych, odbiorcy oraz dane, które mają być przekazywane.

4. kategorie odbiorców danych osobowych

a) Urząd meldunkowy może przekazywać dane z ewidencji ludności innym instytucjom publicznym w Niemczech (patrz § 2 federalnej ustawy o ochronie danych), związkom wyznaniowym prawa publicznego i Służbie Poszukiwań lub przekazywać dane w obrębie jednostki administracyjnej (gminy), o ile jest to konieczne do wypełnienia zadań własnych lub zadań odbiorcy.

b) Na wniosek, osoby prywatne i podmioty niepubliczne otrzymują za opłatą informacje na temat poszczególnych danych osobowych, pod warunkiem, że organ rejestracyjny może jednoznacznie zidentyfikować daną osobę na podstawie informacji dostarczonych przez wnioskodawcę. Na wniosek osoby prywatne i podmioty niepubliczne mogą otrzymać informacje o dużej liczbie osób, których nie można zidentyfikować z imienia i nazwiska, dotyczące przynależności do grupy (np. określonej kohorty urodzeniowej) oraz o szczególnych danych osobowych, jeżeli można stwierdzić istnienie interesu publicznego.

Podmioty zagraniczne spoza Unii Europejskiej są traktowane jako podmioty niepubliczne.

c) Partie polityczne, grupy wyborców i inne organy składające petycje wyborcze mogą otrzymywać dane rejestracyjne w związku z wyborami i kartami do głosowania na szczeblu państwowym i gminnym.

d) Mandatariusze, prasa i radio mogą otrzymać dane bezpośrednio związane z tym szczególnym celem w przypadku jubileuszy wieku i małżeństwa.

e) Dla celów publikacji w drukowanych spisach abonentów wydawcy spisów mogą otrzymać od organu rejestracyjnego wyłącznie indywidualne, jednoznacznie wymienione dane wszystkich pełnoletnich mieszkańców.

e) Właściciel mieszkania ma prawo do informacji o mieszkańcach zameldowanych w jego mieszkaniu, o ile jest w stanie wiarygodnie wykazać swój interes prawny. Ponadto może on upewnić się w urzędzie meldunkowym, że osoba, której wprowadzenie się potwierdził, zameldowała się w urzędzie meldunkowym.

f) Dane mogą być przekazywane organom publicznym w innych państwach członkowskich Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), jak również instytucjom i organom Unii Europejskiej lub Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej w kontekście działań, które w całości lub częściowo podlegają prawu Unii Europejskiej, o ile jest to konieczne do wykonania zadań publicznych należących do kompetencji organu sprawozdawczego lub do kompetencji odbiorcy. Warunkiem przekazania danych w ramach EOG jest przyjęcie przez państwa EOG treści ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.

5. okres przechowywania

Po wyprowadzeniu się lub śmierci rezydenta organy rejestracyjne muszą niezwłocznie usunąć wszystkie dane, które nie są wykorzystywane do ustalenia tożsamości i dowodu zamieszkania i nie są wymagane do celów wyborczych i podatku dochodowego lub do przeprowadzenia procedur na mocy prawa o obywatelstwie. Po upływie pięciu lat od wyprowadzenia się lub śmierci rezydenta dane przechowywane w celu realizacji zadań organów rejestracyjnych są przechowywane przez okres 50 lat i zabezpieczone środkami technicznymi i organizacyjnymi. W tym okresie dane te nie mogą być już przetwarzane, z wyjątkiem nazwiska i imion, jak również poprzednich imion, daty urodzenia, miejsca urodzenia, a w przypadku urodzenia za granicą również państwa, aktualnego i poprzedniego adresu, daty wyjazdu, jak również daty śmierci, miejsca śmierci, a w przypadku śmierci za granicą również państwa. Zakaz przetwarzania danych nie obowiązuje w przypadkach określonych w § 13 ust. 2 zd. 3 BMG. W przypadku niektórych danych obowiązują krótsze terminy usunięcia zgodnie z § 14 ust. 2 BMG.

6) prawa osób, których dane dotyczą

Każda osoba, której dotyczy przetwarzanie danych, ma następujące prawa, w szczególności na mocy ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (GDPR):

a) Prawo dostępu do danych osobowych przechowywanych na ich temat oraz do ich przetwarzania (art. 15 GDPR).

(b) prawo do sprostowania, jeżeli ich dane są niedokładne lub niekompletne (art. 16 GDPR).

c) prawo do usunięcia danych przechowywanych na ich temat, o ile zachodzi jeden z warunków określonych w art. 17 GDPR.

Oprócz wyjątków wymienionych w art. 17 ust. 3 GDPR, prawo do usunięcia danych osobowych nie istnieje, jeśli usunięcie nie jest możliwe lub jest możliwe tylko przy nieproporcjonalnie dużym wysiłku ze względu na szczególny charakter przechowywania. W takich przypadkach usunięcie danych zastępuje się ograniczeniem przetwarzania danych zgodnie z art. 18 GDPR.

d) Prawo do ograniczenia przetwarzania danych, jeżeli dane były przetwarzane niezgodnie z prawem, dane są potrzebne do dochodzenia, wykonania lub obrony roszczeń prawnych osoby, której dane dotyczą, lub w przypadku sprzeciwu nie ustalono jeszcze, czy interesy organu rejestracyjnego przeważają nad interesami osoby, której dane dotyczą (art. 18 ust. 1 lit. b), c) i d) GDPR).

W przypadku zakwestionowania prawidłowości danych osobowych, prawo do ograniczenia przetwarzania istnieje przez okres sprawdzania prawidłowości.

(e) prawo do sprzeciwu wobec określonego przetwarzania danych, chyba że za przetwarzaniem przemawia nadrzędny interes publiczny, który przeważa nad interesami osoby, której dane dotyczą, i nie ma prawnego obowiązku przetwarzania (art. 21 GDPR).

Dalsze informacje na temat prawa do sprzeciwu zgodnie z federalną ustawą rejestracyjną można znaleźć w instrukcji na formularzu rejestracyjnym.

7. prawo do cofnięcia zgody

Przekazywanie danych osobowych w celu reklamy lub handlu adresami jest dozwolone tylko za zgodą osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a) DS-GVO). Zgodnie z art. 7 ust. 3 GDPR zgodę można odwołać w dowolnym momencie wobec organu, któremu została ona wcześniej udzielona.

8. prawo do odwołania

Każdy podmiot danych ma prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego (Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hinter Bleiche 34, 55116 Mainz, telefon: +49 6131 2082449, poststelle@datenschutz.rlp.de), jeśli uważa, że jego dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem.